El estudio apunta a un nuevo aliado para estas prácticas: la inteligencia artificial. El 43% de los empleados españoles que viajan por trabajo afirma haber presentado un recibo generado mediante IA, mientras que El 8% admite que lo hace habitualmente. Se trata de un porcentaje equivalente al registrado en Estados Unidos.
La aparición de herramientas capaces de generar documentación digital aumenta la complejidad de los controles de gastos, especialmente cuando las auditorías siguen dependiendo de controles manuales o posteriores a los gastos. En España, los empleados que falsifican gastos habitualmente generan un coste medio de 250€ al año Para sus empresas. Esta cifra es la misma que la de Francia, inferior a la de Alemania, donde alcanza los 290 euros, y a la de Estados Unidos, donde alcanza los 330 dólares. El Reino Unido tiene el mayor impacto económico, con £320 por empleado.
Una de las conclusiones más destacables del informe es que el 20% de los empleados españoles afirma que sus empresas ya utilizan la IA para detectar el fraude en gastos. Sin embargo, el 19% de quienes reportan regularmente gastos irregulares lo saben y continúan haciéndolo de todos modos.
Comidas, Clientes y Taxis: Clásicos Picarescos
Las comidas son el gasto que con mayor frecuencia se declara erróneamente, con un 24% citado. Le siguen el entretenimiento con clientes con un 21%, y los taxis y el uso de coche privado o distancia recorrida, ambos con un 17%.
Uno de cada cinco empleados españoles que viaja por trabajo falsifica gastos de empresa. Fuente: IA/Hosteltur.
Más de un tercio de los trabajadores españoles, el 34%, siguen gestionando los gastos de su empresa a través del correo electrónico o de hojas de cálculo. En estos procedimientos manuales, la incidencia de infracciones alcanza el 25%.
el La digitalización ayuda, pero no lo soluciona todo: El 18% de quienes utilizan sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o software de gestión de gastos admiten presentar reclamaciones por manipulación de forma regular.
Automatización para cerrar incisiones.
Burke señala que el control debe preceder al momento en que se producen los gastos. Entre las medidas propuestas se encuentran integrar políticas de gasto en el proceso de reserva, cotejar los recibos con los datos de las tarjetas corporativas en tiempo real y aplicar límites por titular o categoría de tarjeta.
La empresa también vincula parte del problema a procesos que no son muy rápidos. El 43% de los empleados españoles afirma que no reclama pequeños gastos legítimos porque el esfuerzo no merece la pena. Sin embargo, estos gastos no reclamados tienen importancia más allá de las devoluciones de cargo: son una de las razones más comunes que dan los empleados para informar gastos incorrectos en otros casos, y son una forma de compensar lo que no se reclama.
Según Burke, automatizar la gestión de gastos y vincular las transacciones a sistemas de control en tiempo real puede reducir los errores, mejorar el cumplimiento de las políticas de la empresa y reducir las posibilidades de que surjan gastos irregulares.